各部門：
為了切實(shí)做好2011年度全校檔案材料的收集工作，確保學(xué)校各項(xiàng)工作形成的文件材料完整、齊全，特就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、收集歸檔范圍
1.各單位文件材料收集歸檔的具體范圍，請(qǐng)按照《北京工商大學(xué)檔案管理辦法》中歸檔范圍和保管期限表執(zhí)行。凡2011年1月1日至12月31日形成的、屬于歸檔范圍的文件材料都要收集歸檔；
2.各單位2011年度舉辦的重大活動(dòng)、重要工作形成的、具有保存價(jià)值的各類文件材料，均要收集歸檔，其中文件材料較多者的，按活動(dòng)、工作項(xiàng)目立專題卷；
3.收集歸檔的文件材料包括紙質(zhì)文件材料和相關(guān)的電子文件材料?！?
二、收集歸檔要求
1.凡應(yīng)收集歸檔的文件材料，各單位要努力做到文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，以確保文件材料的真實(shí)性和全面反映本單位職能工作情況；
2.收集歸檔的各類文件材料都應(yīng)是原件，復(fù)印件及傳真件等一般不能作為歸檔文件材料。依據(jù)性、憑據(jù)性文件材料的印章、簽名等要素要齊全、清晰。各類文件材料用紙、 書寫墨跡等要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，以確保文件材料的有效性；
3.各歸檔單位兼職檔案員將文件材料收集齊全匯總后進(jìn)行分類預(yù)立卷，經(jīng)檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員檢查預(yù)立卷合格后，再印制頁(yè)號(hào)，并打?。ɑ蛱顚懀┚韮?nèi)目錄和案卷移交目錄一式兩份，歸檔時(shí)歸檔單位與檔案館雙方簽字后各執(zhí)一份存查；
4.紙質(zhì)文件材料整理立卷的具體操作要求按《北京工商大學(xué)檔案管理辦法》執(zhí)行。各單位應(yīng)注意電子文件的收集、歸檔，各單位形成的有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)庫(kù)、音頻、視頻、圖像庫(kù)和文本型文件也可以直接向檔案館移交?！?
5.檔案館已啟用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將安排專人指導(dǎo)各單位將歸檔文件目錄上傳至本單位系統(tǒng)內(nèi)。
三、歸檔時(shí)間
1.全校歸檔時(shí)間為3月1日至6月30日，請(qǐng)各單位在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)按時(shí)立卷歸檔；
2.檔案館將隨時(shí)公布各單位文件材料立卷歸檔情況
3.聯(lián)系人：王愛群、曹卉
地址：阜成路校區(qū)教二樓102室
電話：68984662
如有變動(dòng)，請(qǐng)及時(shí)聯(lián)系檔案館。
特此通知
附錄：2011年各部門檔案負(fù)責(zé)人及兼職檔案員名單
檔案館
2012年3月4日
（擬稿人：王愛群 曹 卉 審核：張曉磊 宋 煜 編輯：李楊蕓）